10 conseils pour une excellente communication avec les fournisseurs chinois

L'un des aspects les plus intimidants d'être un vendeur de marques privées sur Amazon est de communiquer avec des fournisseurs étrangers. Bien qu'il existe des manufacturiers partout dans le monde, y compris ici au Canada, de nombreuses entreprises choisissent d'importer de Chine en raison de la logistique, de l'efficacité et des prix fantastiques du pays dans la fabrication de produits dans toutes sortes de niches différentes. Mais pour accéder aux avantages que peut apporter l'approvisionnement de vos produits dans un pays comme la Chine, vous devrez apprendre à bien communiquer avec les fournisseurs chinois.

Heureusement, la plupart des fournisseurs qui exportent vers l'international sont bien équipés pour accueillir les clients qui ne parlent pas chinois. La communication peut se faire en anglais, et les problèmes de langues et de différences culturelles peuvent souvent être évités grâce à ces 10 conseils pour améliorer la communication avec les fournisseurs étrangers.

1. Faites beaucoup de recherches avant de commencer une relation professionnelle
Certains problèmes de communication peuvent être évités avant même que la communication ne commence. Il existe des milliers d'usines en Chine conçues pour fabriquer des produits et, quelle que soit la spécificité de vos besoins, plusieurs options s'offrent à vous. Lire des critiques sur des entreprises manufacturières spécifiques et même poser quelques questions préliminaires peut vous aider à savoir si un fabricant particulier que vous envisagez sera ou non un bon communicateur avant même d'aller de l'avant avec vos affaires.

2. Soyez extrêmement clair, détaillé et complet dans votre demande de devis ''RFQ'' 
Lorsque vous décidez d'aller de l'avant avec une demande de soumission ou RFQ (Request for Quotation), soyez aussi détaillé que possible. Incluez des détails qui peuvent vous sembler évidents ou explicites. Gardez à l'esprit que votre fournisseur ne peut pas lire dans vos pensées et que tout détail que vous omettez peut ne pas être pris en compte.

En plus d'être minutieux et de communiquer ce que vous voulez, votre demande de soumission est également un excellent endroit pour établir une certaine confiance avec votre nouveau fournisseur. Le cas échéant, laisser certains aspects de la production ouverts à la suggestion; peut-être si vous êtes prêt à obtenir des commentaires ou un deuxième avis sur un matériau utilisé ou un aspect de l'emballage. Ou peut-être pouvez-vous faire preuve d'une certaine flexibilité sur la quantité de commande si vous avez déjà élaboré tous les détails de votre produit. Être clair et concis tout en montrant que vous appréciez l'apport de votre fournisseur est un excellent moyen de démarrer votre relation professionnelle.

3. Faites une liste de contrôle de la qualité avant le début de la production
Une fois que vous avez dépassé le stade de la demande de soumission pour passer à la préproduction, exprimez ce que vous attendez avec une liste de contrôle de la qualité. Faire cela avant même le début de la production donnera à votre fournisseur la possibilité de poser des questions ou de faire part de ses préoccupations pour s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Les listes de contrôle de qualité doivent inclure toutes les spécifications exactes de votre produit, y compris les mesures, les matériaux utilisés, l'emballage, les couleurs et les étiquettes.

Vous pouvez créer vous-même cette liste de contrôle ou demander l'aide d'une société d'inspection tierce. Dans tous les cas, assurez-vous d'obtenir les commentaires de votre fournisseur, en vous assurant que vous avez une compréhension mutuelle de leurs méthodes de contrôle qualité et de vos demandes de contrôle qualité.

4. Utilisez un langage simple et concis lors de la communication par courriel ou autre moyen de communication instantané
Il est important d'être extrêmement détaillé dans les conversations sur les spécifications de fabrication de votre produit, mais moins lorsqu'il s'agit de conversations quotidiennes. Étant donné que les courriels sont souvent passés par une sorte de traducteur, ceux qui ont des questions ou des concepts compliqués peuvent finir par se perdre dans la traduction. Inversement, un courriel contenant quelques questions ou commentaires simples sera beaucoup plus facile à comprendre et à répondre pour votre fournisseur.

5. Les images et les mesures constituent d'excellentes aides visuelles
Lorsque vous avez besoin de couvrir des sujets plus complexes par courriel, les aides visuelles, y compris les images et les mesures, sont un excellent moyen de franchir la barrière de la langue. Par exemple, inclure une photo d'un échantillon de produit dont vous avez reçu qui indique clairement quelle partie doit être fabriquée selon des spécifications différentes sera bien plus facile à comprendre pour un fournisseur qu'un gros bloc de texte. Pensez à des moyens de simplifier votre courrier électronique avec des images ou des diagrammes avant de l'envoyer.

6. Faites un suivi téléphonique avec vos fournisseurs le cas échéant
Si la correspondance par courriel est ambiguë ou si vous pensez qu'il y a une mauvaise communication entre vous et votre fournisseur, n'hésitez pas à prendre le téléphone et à passer un appel. L'une des différences culturelles entre la Chine et les pays développés est que certaines entreprises chinoises cherchent à éviter de demander des éclaircissements ou d'admettre que quelque chose ne va pas dans le but de sauver la face et de paraître professionnelles. Un appel téléphonique peut corriger ce problème; en offrant des éclaircissements et en posant des questions sur les problèmes potentiels, vous pouvez susciter une réponse qui relance le processus.

7. Renseignez-vous sur d'autres méthodes de communication préférées comme WeChat ou Skype
WeChat est l'une des applications de messagerie sociale les plus populaires en Chine. L'application compte plus de 1,2 milliard d'utilisateurs actifs par mois, et la majorité de ces utilisateurs déclarent utiliser l'application pour les communications professionnelles. Bien que les courriels soient presque toujours une option viable, demandez à votre fournisseur s'il préfère WeChat, Skype ou tout autre service de messagerie. Votre fabricant appréciera probablement votre volonté d'utiliser sa plate-forme de communication préférée, ce qui améliorera probablement la communication.

8. Réduisez les mauvaises opportunités en communiquant avec moins de personnes
Beaucoup d'entre nous ont appris dès leur plus jeune âge comment un message peut être brouillé entre plusieurs destinataires en jouant au «jeu du téléphone» étant enfant. Ce concept est vrai à l'âge adulte et devient encore plus problématique face à une barrière linguistique. Plus la chaîne de communication est longue, plus il est probable que des détails importants soient perdus lors de la traduction. Réduisez les communications inutiles au sein de votre propre organisation et, si possible, essayez de construire une relation avec une liaison spécifique du côté de votre fournisseur.

9. Envisagez de faire appel à une société d'inspection tierce comme agent de liaison
Si la communication avec votre fournisseur devient trop longue ou difficile, profitez de la présence de sociétés d'inspection tierces en Chine. Il existe de nombreuses entreprises disponibles en Chine qui parlent couramment l'anglais et le chinois, conçues pour résoudre tous les problèmes de communication pouvant survenir lors d'une communication à l'étranger.

Avoir une liaison tierce facilitera non seulement la communication, mais vous donnera également des yeux et des oreilles sur le terrain qui peuvent réellement visiter les usines pour inspecter vos produits et assurer le contrôle de la qualité. Tous les vendeurs Amazon n'auront pas besoin de services tiers, mais ils constituent un excellent investissement pour certaines personnes, en particulier lors de la montée en puissance de la production à grande échelle.

10. Planifiez une rencontre en personne avec votre fournisseur
Si vous avez le temps et l’argent (et après la COVID-19) organiser une visite à l’usine de votre fournisseur est un excellent moyen de nouer des relations pour une relation à long terme et d’obtenir un aperçu de première main de tous les tenants et aboutissants de la fabrication de votre produit. Les importateurs qui font l'effort de voyager à travers le monde pour rendre visite à leur fournisseur montrent à ce fournisseur à quel point ils veulent faire des affaires et créer une relation durable.

La communication en face à face sera toujours supérieure à la communication technologique. Ceci n'est pas une option pour tout le monde, mais il peut être une expérience formidable et enrichissante pour ceux qui peuvent en profiter.